A contabilidade é uma área técnica extremamente importante para o crescimento de uma organização empresária já que os dados gerados por ela permitem planejar e estabelecer metas a curto, médio e longo prazo. Nesse contexto, a gestão contábil surge como um processo de identificação, análise, organização e interpretação de dados contábeis de uma empresa.

O foco central das atividades contábeis é de reunir informações patrimoniais e financeiras que permitam a elaboração de relatórios. Nesses documentos constarão dados que serão utilizados tanto no cumprimento de obrigações legais junto ao Fisco como na gestão estratégica do negócio.

É por isso que podemos dizer que o gerenciamento contábil vai muito além da realização de cálculos de impostos e do atendimento à legislação fiscal, tributária e contábil. Ele é um recurso que permite ter acesso a dados que ajudam a empresa a desenvolver suas estratégias, refinando o processo de tomada de decisões.

Neste guia, você vai entender o que são, como funcionam os processos internos de gestão contábil, de que forma eles contribuem para o desenvolvimento do seu negócio, como a contratação de um BPO financeiro pode auxiliar em todos esses processos, além de outras informações relevantes a respeito do tema. Acompanhe e entenda!

O que são processos internos contábeis?

Os processos contábeis, também conhecidos como rotinas contábeis, envolvem todas as práticas relacionadas com as análises financeiras de um negócio.

Dessa forma, os processos abrangem a realização de balanços, elaboração de relatórios, demonstrações de resultados, análise de lucros e prejuízos, bem como o controle de caixa. Ou seja, uma rotina técnica financeira que envolve todos os procedimentos necessários para garantir o funcionamento adequado de uma determinada empresa.

É importante que o empresário tenha em mente que a rotina de tarefas contábeis está presente na empresa desde a sua abertura até a etapa em que ela se encontra em pleno funcionamento e totalmente estruturada.

O setor contábil de um negócio lida com uma quantidade muito grande de informações, documentos, listas, papéis, comprovantes de pagamentos e relatórios. Por isso, se não houver uma rotina contábil organizada, podem ocorrer erros e problemas que vão impactar nas finanças e na segurança jurídica da empresa.

É natural que esses processos variem de acordo com as demandas e a estrutura da empresa, tendo em vista que as necessidades e particularidades de cada negócio determinam suas obrigações e estratégias contábeis.

Entretanto, independentemente das particularidades relacionadas a uma ou outra empresa, há procedimentos que são comuns a todas elas e que precisam ser seguidos para garantir a segurança jurídica e fiscal do negócio.

Quais são esses processos e como avaliá-los?

Os processos contábeis básicos estão atrelados a diferentes setores de uma empresa e podem ser divididos de acordo com o setor envolvido na atividade. Confira a seguir quais são esses processos e como avaliá-los.

Protocolo de documentos

Identificação e direcionamento de todos os documentos que estão sob responsabilidade do setor contábil e financeiro da empresa. Todos os procedimentos de protocolo e encaminhamento de documentos, seja de forma interna ou externa, devem ser feitos de forma ágil e organizada, considerando a necessidade de cumprimento de prazos e a segurança das informações.

Processo de escrita fiscal

Dentro das operações contábeis, o processo de escrita fiscal está relacionado com o registro de todas as Notas Fiscais de entrada e saída. Nesse contexto, também está a preparação dos livros fiscais que são exigidos pela legislação e regras aplicáveis ao negócio, bem como pela validação das retenções de tributos incidentes sobre todas as notas fiscais.

Documentação e obrigações atreladas ao departamento pessoal

Nesses processos, se incluem todas as obrigações atreladas a gestão dos colaboradores e do pagamento dos seus salários. É importante estar atento ao cumprimento adequado desses processos, já que a empresa deve cumprir com os seus deveres em relação aos direitos dos seus empregados.

Além de gestão dos exames admissional, se incluem nessa tarefa a gestão de folha de pagamentos e o cálculo dos tributos incidentes sobre eles.

Processos contábeis

É no setor contábil que ocorre a consolidação das informações relacionadas à contabilidade que são oriundas do departamento financeiro, departamento pessoal e outros que eventualmente tenham alguma relação com as obrigações contábeis.

Assim, é no setor contábil que são inseridas as informações que farão parte dos relatórios contábeis, da análise dos tributos e demais obrigações a serem cumpridas pela empresa.

Por que controlar os processos de contabilidade na sua empresa?

Muitos empresários não se dão conta do impacto que uma gestão contábil gera em seus negócios. Existe uma ideia equivocada de que a contabilidade trata exclusivamente do cumprimento de obrigações tributárias e fiscais, limitando-se a uma atividade totalmente técnica e que não contribui para a gestão da organização propriamente dita.

Entretanto, ao longo dos últimos anos, o setor contábil foi se aperfeiçoando, assim como diversas outras áreas do mercado. Com isso, os profissionais com habilidade para responder a procedimentos burocráticos, passaram a oferecer para as empresas, assessorias diferenciadas que incluam a emissão de relatórios estratégicos que trariam informações favoráveis para o gerenciamento da organização.

Foi isso que aconteceu com a contabilidade. Hoje, além de servir como meio para o cumprimento de obrigações, ela também ocupa uma posição estratégica, já que traz elementos e informações que permitem qualificar o processo de tomada de decisões.

O controle dos processos de contabilidade dentro das empresas, além de favorecer a gestão do negócio, também assegura a proteção jurídica, fiscal, tributária e financeira do negócio.

Como lidar com as atividades e tarefas contábeis da empresa?

A otimização de tarefas contábeis dentro da empresa é uma forma de garantir um uso mais eficiente dos recursos com resultados favoráveis para o negócio. Isso significa organizar a rotina contábil de tal forma que ela contribua para o crescimento da empresa.

Nesse sentido, algumas práticas podem ajudar a alcançar bons resultados, confira a seguir dicas de gestão contábil que podem ser aplicadas na sua empresa.

Organização de documentos

A eficiência de uma rotina contábil está atrelada a um controle de toda documentação da empresa. Assim, o gestor deve manter a organização dos documentos, facilitando processos de consulta, prestação de contas e cumprimento de obrigações como o pagamento de tributos ou a entrega de dados ao Fisco.

Gestão das tarefas contábeis

Organize uma lista de tarefas atreladas às obrigações contábeis. Lembre-se sempre de atribuir prazos mais curtos para cumprimento de tarefas.

Por exemplo, se é preciso entregar um relatório ao Fisco até o dia 05 do mês, agende o compromisso para o dia 01, assim, você reduz o risco de perder prazos e sofrer as consequências de um eventual atraso na entrega das obrigações.

Capacitação dos colaboradores

Os profissionais que atuam com as rotinas contábeis precisam ter conhecimento sobre o tema que fará parte do seu dia a dia de trabalho. Isso inclui conhecer e saber interpretar a legislação e suas frequentes alterações.

Uso da tecnologia

Outra dica que ajuda na organização dos processos contábeis é o investimento em ferramentas tecnológicas. Utilizar um software de gestão pode ser uma excelente alternativa para quem busca produtividade, padronização de processos, economia de tempo e redução de erros.

Todo o planejamento das tarefas de uma rotina contábil deve ser pensado de acordo com a infraestrutura da empresa e os profissionais à disposição para realizar essas atividades.

Nesse sentido, é extremamente importante conhecer as demandas do negócio, entender a legislação aplicável ao regime tributário da empresa e identificar boas oportunidades de redução de gastos. É assim que partimos para uma das principais estratégias dentro da gestão contábil: a realização do planejamento tributário.

Como realizar o planejamento tributário de forma eficiente?

Quando falamos em contabilidade, a primeira obrigação que vem em mente é o recolhimento dos tributos. Sabemos que a carga tributária no Brasil é muito alta e hoje ela representa uma das principais despesas das empresas.

Entretanto, se por um lado a carga de impostos é elevada, por outro lado, existem estratégias que podem ser utilizadas para minimizar os gastos com tributação.

Uma dessas estratégias é o chamado planejamento tributário. Também conhecido como estratégia de elisão fiscal, ela representa o ato de reduzir os gastos com tributos, levando em consideração o respeito à legislação.

É necessário tomar cuidado para não confundir a elisão com a evasão fiscal. Enquanto a primeira é um ato lícito que respeito à lei, a segunda é um ato ilegal e que pode causar prejuízos para a empresa.

Atos ilícitos são facilmente identificáveis pela Receita Federal, por isso os empresários devem ficar longe de qualquer solução milagrosa envolvendo a redução dos gastos com tributação. Só um planejamento tributário, realizado por profissionais competentes, pode assegurar a adoção de práticas legais e benéficas para a empresa.

Entre as estratégias de um planejamento tributário podemos destacar a capacidade de evitar a incidência de um determinado tributo. Isso significa que a empresa impede a ocorrência de um fato gerador atrelado àquela obrigação tributária. Isso pode ser feito, por exemplo, com a alteração do local em que se faz uma determinada transação.

Outra medida possível por meio do planejamento é a redução dos valores de recolhimento. Sabemos que é inevitável para a empresa ter que pagar tributos. Entretanto, as escolhas do gestor podem contribuir para a redução dos valores de recolhimento. Isso pode ser feito, por exemplo, com uma mudança de base de cálculo ou com a redução de uma alíquota.

Se o empresário não conseguir, em seu planejamento, afastar a incidência do imposto ou reduzir os valores de recolhimento, ainda existe outro mecanismo a ser utilizado: o retardamento da obrigação. A definição entre o método de caixa ou competência é uma das formas de tornar isso possível.

Assim, com a escolha adequada, o empresário consegue preservar o caixa da empresa, evitando situações nas quais o pagamento do tributo acaba sendo feito antes da empresa receber o valor relativo àquela transação comercial.

Lembre-se que dentro da gestão contábil e de todo o planejamento financeiro do negócio, como o levantamento da necessidade de capital de giro, a precificação de serviços, a elaboração de DRE financeiro, o planejamento tributário ocupa um papel de destaque, já que cria mecanismos de otimização financeira e redução de gastos com tributação.

Como a contratação de um BPO financeiro pode auxiliar?

O Business Process Outsourcing, ou simplesmente BPO financeiro, pode ser traduzido como a terceirização de processos financeiros de uma empresa.

Isso significa a contratação de profissionais terceirizados para atuar no setor financeiro da organização. Atualmente, as empresas estão investindo nessa estratégia pois ela garante a qualificação dos setores, a redução de custos e minimização dos erros atrelados ao negócio.

Quando se fala em erros, um dos que mais preocupa as empresas são aqueles relacionados ao setor financeiro. Pense em quantas vezes você já se deparou com problemas relacionados a falta de informações do seu setor financeiro. Ou ainda, como a falta de dados atualizados e relatórios dificultam a gestão eficiente do seu negócio.

Diferentemente do que acontece com uma terceirização contábil, o BPO financeiro permite que o empresário tenha uma visão mais ampla do seu negócio. Isso contribui para a proposição de melhorias e o desenvolvimento de setores mais estratégicos da organização empresária.

Por que terceirizar o departamento financeiro é uma boa opção?

É muito comum encontrar empresários que estejam em dúvida a respeito da terceirização de setores como o financeiro e o contábil. Isso acontece pois são áreas extremamente importantes para o bom funcionamento e a garantia da segurança financeira da empresa.

Entretanto, é justamente na terceirização e na contratação de profissionais reconhecidos no mercado e com expertise na área, que a empresa consegue ampliar a sua segurança e garantir maior eficiência em suas operações financeiras.

É importante destacar a necessidade de contratação de uma empresa especialista na gestão do departamento financeiro, com a assinatura de um contrato que contemple cláusulas de sigilo, de responsabilidade e previsão de aplicação de multas no caso de descumprimento das obrigações acordadas entre as partes.

Quando a empresa decide terceirizar determinar atividades, ela tem condições de focar suas energias em atividades relacionadas ao negócio primário, criando condições para potencializar a produtividade e os ganhos.

Dessa forma, a terceirização traz benefícios como o ganho de tempo para focar em atividades essenciais da empresa, agregando valor ao negócio. A assessoria de profissionais especializados naquela área cria a possibilidade de criar um ambiente focado no crescimento organizacional.

Como você pode ver, a gestão contábil envolve uma série de processos e planejamentos que devem ser feitos com o apoio técnico de profissionais capacitados. Investir no BPO financeiro pode ser uma alternativa interessante para garantir a segurança das suas operações contábeis e financeiras, agregando tempo e condições para o desenvolvimento das atividades dentro do seu negócio.

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