O mapeamento de processos é uma técnica utilizada pelas empresas com o objetivo de entender como funcionam as suas operações. Elaborar o mapeamento é importante para os gestores e funcionários, pois auxilia na compreensão dos processos e possibilita visualizar melhorias que podem ser inseridas na rotina organizacional.

Desta maneira, o mapeamento permite a eliminação de tarefas desnecessárias, a redução de atrasos e falhas, o esclarecimento acerca da função de cada indivíduo dentro do processo, a automação da rotina, a busca pela agilidade e a padronização das práticas.

O resultado é que os gestores têm maior controle e monitoramento sobre a execução das tarefas, enquanto os colaboradores têm mais clareza com relação às suas obrigações. Os clientes, por sua vez, têm a garantia de acesso a produtos de serviços de maior qualidade.

Você quer saber quais são os tipos de mapeamento de processos mais comuns e sua aplicação prática dentro das empresas? Então continue a leitura e entenda!

1. Fluxograma

O fluxograma é uma ferramenta muito interessante para o mapeamento e organização de rotinas dentro dos departamentos. Trata-se basicamente de um diagrama que descreve um processo. Na rotina empresarial, ele pode ser utilizado para a definição da sequência desses processos.

O fluxograma é indicado para procedimentos específicos, preferencialmente voltados para microatividades. É possível elaborá-lo de tal forma a seguir vários sentidos, já que ele pode ir e voltar sem prejudicar o entendimento acerca das rotinas.

Nesta ferramenta, é muito difícil a ocorrência de retrabalhos, já que um fluxo elaborado corretamente elimina este tipo de problema. Entretanto, não é um instrumento interessante para a indicação de como cada atividade é realizada, tendo em vista que este não é o seu objetivo central.

Dessa maneira, o fluxograma permite a documentação, análise e padronização de processos, visando alcançar maior eficiência e qualidade. Também é eficiente na comunicação de um procedimento para o treinamento ou para a compreensão de outros setores de uma empresa. Além disso, ele auxilia na identificação de gargalos ou etapas desnecessárias dentro da organização.

2. Fluxograma horizontal

O fluxograma horizontal tem a mesma função que o diagrama que citamos acima. A sua única diferença é que ele segue um caminho (horizontal), não tendo a característica de seguir para vários sentidos, como o fluxograma tradicional. Esse modelo pode ser utilizado sempre que a padronização dos processos permitir.

Dessa maneira, o seu objetivo também é de mapear processos dentro de setores ou departamento específicos. Assim, facilita-se o entendimento sobre as etapas e rotinas dentro da organização.

3. Mapofluxograma

O mapofluxograma é utilizado principalmente pelos setores de logística e transporte das empresas. Esta ferramenta de fluxo representa a movimentação física de um produto através dos centros de processamento (setores) no arranjo físico de uma empresa, seguindo uma sequência lógica.

A trajetória física versa não só a respeito de um produto ou mercadoria, mas também pode prever o trajeto de um formulário ou ainda de um colaborador. Ele é desenhado por meio de linhas gráficas com a indicação do sentido no qual é feito o movimento do objeto ou colaborador.

O mapofluxograma, assim como as outras ferramentas de mapeamento de processos, auxilia no entendimento e na identificação das melhores práticas para um desempenho eficaz dos setores no exercício de suas funções.

4. Business Process Model and Notation (BPMN)

O BPMN, ou Modelo de Notação de Processos de Negócio, é uma metodologia de gerenciamento de processos que se configura por uma série de ícones padrão utilizados para o desenho de rotinas dentro das empresas.

Desta maneira, o mapeamento de processos BPMN tem o objetivo de determinar, por exemplo, como um insumo recebido dentro da empresa é tratado e transformado, buscando promover procedimentos que tragam eficiência máxima.

Para realizar um mapeamento BPMN, é preciso realizar uma análise completa de todos os processos, para que só depois disso seja montado um mapa que demonstre o fluxo das operações e a relação existente entre as diferentes rotinas práticas e setores do negócio.

O BPMN é uma excelente solução de mapeamento, já que ele facilita a análise da efetividade na execução das tarefas, na avaliação dos resultados, custos, riscos, produtividade, entre outros aspectos que facilitam o gerenciamento do negócio.

5. Fluxograma parcial ou descritivo

O fluxograma parcial ou descritivo é um modelo de mapeamento que permite a descrição do curso de ação e o trâmite de documentos dentro da organização. Este mecanismo costuma ser utilizado principalmente para realização de levantamentos.

Indicado para rotinas que envolvem poucos setores do negócio, a elaboração do fluxograma parcial é mais complexa do que o fluxograma vertical. No entanto, a sua operacionalização também é feita mediante a interligação de símbolos.

É importante destacar que um mapeamento bem-feito deve envolver pelo menos três etapas. A primeira delas é a determinação do processo e da ferramenta de mapeamento que será utilizada. Com estas informações em mãos, a segunda etapa é a determinação do nível de detalhamento e das informações necessárias para criação do fluxo; por fim, a última etapa versa sobre a verificação e validação do mapa.

Como você pode ver ao longo deste artigo, existem diversos mecanismos de mapeamento possíveis de ser aplicados na organização dos setores de um negócio. Conhecer cada um deles e saber como aplicá-los permite ao gestor ter mais controle sobre a rotina da organização, estabelecer boas práticas para a empresa e garantir o desempenho eficaz das suas atividades.

Se você é empresário e seu negócio sofre com dificuldade de organização e padronização das atividades, com a consequente falha da entrega do produto final aos seus clientes, o mapeamento pode ser uma solução eficaz na solução do problema.

Ele permite maior controle sobre todas as etapas do negócio, trazendo conhecimento sobre a organização e garantindo ao consumidor a entrega de produtos e serviços de qualidade, dentro dos prazos prometidos.

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